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Non basta essere corretti: occorre decidere in quale ordine presentare le informazioni. Un testo che apre con chi–cosa–quando–dove permette a chi legge di afferrare subito il punto; premesse e citazioni possono seguire senza ostacolare la lettura. Nei contesti istituzionali, la qualità percepita dipende dalla sequenza: prima le cose utili, poi il contesto. È qui che si gioca la credibilità di chi comunica.
La regola dell’importanza
La regola base della gerarchia è che le informazioni più importanti devono venire prima. È la logica della piramide rovesciata del giornalismo: aprire con il fatto centrale (chi, cosa, quando, dove), poi passare alle circostanze, e solo dopo inserire il contesto e le spiegazioni di dettaglio. In un comunicato questo significa dare subito la notizia, senza “costruire il terreno” con frasi introduttive. In un avviso pubblico vuol dire indicare all’inizio scadenze, requisiti e azioni richieste, per poi spiegare le motivazioni e i riferimenti normativi. Se il lettore ha poco tempo, potrà comunque portare con sé le informazioni essenziali. Se invece vuole approfondire, troverà il resto nel corpo del testo.
Esempi di errori comuni
Gli errori più frequenti nascono da un approccio burocratico che mette al centro chi scrive, non chi legge. Alcuni esempi:
• Nei comunicati stampa istituzionali, la notizia principale compare solo dopo due o tre paragrafi di dichiarazioni, formule di rito e contesto storico.
• Negli avvisi pubblici, le scadenze o i requisiti appaiono a metà testo, dopo premesse normative che pochi leggono fino in fondo.
• Nei siti istituzionali, le informazioni operative sono nascoste sotto titoli vaghi o in documenti allegati, costringendo l’utente a un percorso a ostacoli.
Il risultato è che i lettori, frustrati, cercano scorciatoie: saltano passaggi, fraintendono, oppure abbandonano la lettura. Nei casi peggiori, queste carenze diventano terreno fertile per errori amministrativi, reclami o perdita di fiducia.
Come strutturare un testo istituzionale leggibile
Costruire un testo leggibile significa seguire criteri semplici ma rigorosi:
• Aprire con le informazioni essenziali: titolo e incipit devono contenere già i dati chiave (oggetto, destinatari, data, azione richiesta).
• Organizzare in blocchi: dividere il testo in sezioni logiche, ciascuna con un titolo chiaro, evitando paragrafi fitti e senza respiro.
• Usare strumenti di visibilità: elenchi puntati, grassetti per parole chiave, box riassuntivi. Sono segnali grafici che aiutano il lettore a orientarsi.
• Collocare i dettagli alla fine: spiegazioni normative, motivazioni o riferimenti di contesto devono arricchire, non ostacolare la comprensione.
• Adattare il registro al canale: un avviso sul sito ha bisogno di più immediatezza rispetto a una circolare interna, pur mantenendo rigore e precisione.
Queste accortezze non impoveriscono il contenuto, anzi: lo rendono più solido, perché chi legge percepisce cura e rispetto del proprio tempo.
La gerarchia come strumento di fiducia pubblica
Comunicare in modo gerarchico non vuol dire impoverire i contenuti, ma renderli fruibili. Nei testi istituzionali, un’informazione mal collocata può compromettere la comprensione e trasformarsi in errore operativo. Per questo, la sequenza non va vista come un dettaglio tecnico, bensì come parte della relazione tra istituzioni e destinatari. La fiducia si costruisce anche così: rispettando il tempo di chi legge. Ma fino a che punto la cultura burocratica è disposta a rivedere le proprie abitudini?
La vera chiarezza è nella sequenza
La chiarezza non si misura solo dalle parole utilizzate, ma dalla sequenza in cui sono disposte. Un testo impeccabile dal punto di vista lessicale può risultare opaco se la notizia è nascosta sotto strati di premesse. La vera sfida per chi scrive comunicazione istituzionale non è solo scegliere termini corretti, ma decidere in quale ordine collocarli. È questa sequenza che trasforma un testo in uno strumento di fiducia: chi legge capisce che non deve cercare le informazioni, perché le trova subito.
La vera chiarezza non sta nella singola parola, ma nella gerarchia che guida il lettore passo dopo passo.
Questo contributo è ispirato a un approfondimento pubblicato sul nostro sito. MOOV Comunicazione.
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